서울시가 그동안 사용해온 532대의 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너 등 사무기기를 1/4 수준인 139대로 줄였으며, △클라우드 프린트 솔루션 △전자팩스 솔루션 △문서보안 솔루션 △사무기기 통합관리 솔루션 등으로 스마트워크 환경을 구축한 것으로 나타났다.

문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스에 따르면 서울시는 후지제록스의 통합문서관리서비스(MPS, Managed Print Services)를 도입해 이러한 환경을 구축했다. 국내 공공기관으로 MPS를 도입한 것은 서울시가 처음이다. MPS는 문서환경에 대한 종합 컨설팅으로 최적의 문서 환경을 구축해주는 서비스로 기기, 토너 등의 비용 절감은 물론 업무 효율성도 높여준다.

▲ 서울시가 국내 공공기관으로는 처음으로  통합문서관리서비스(MPS)를 도입했다.

서울시는 MPS 도입에 앞서 4개월 간 직원 200여 명을 대상으로 시범 운영을 했는데 비용절감, 공간효율 등 눈에 보이는 변화뿐 아니라, 업무 효율성 및 편의성 향상으로 직원들의 만족도 역시 높았다고 전했다.

클라우드 프린트 솔루션을 적용하면 서울시청 직원들은 청사 내 어떤 복합기에서도 자유롭게 문서를 출력할 수 있다. 또한, 전자팩스 솔루션은 팩스문서가 전자문서 형태로 웹 서버에 보관되어 사용자가 원하는 팩스만 선택 출력할 수 있기 때문에 스팸 팩스 등 불필요한 문서의 출력으로 인한 종이와 토너 사용량을 절감할 수 있다.

서울시는 이번 스마트워크 환경 구축 과정에서 문서보안 기능도 강화했다. 정보 보안이 중요한 공공기관이라는 점을 감안해 사원증 또는 지문으로 인증 과정을 거쳐 허가된 직원만 복합기를 사용할 수 있도록 제한한 것.

강종필 서울시 재무국장은 “사무기기의 통합 관리 및 스마트워크 환경 구축으로 연간 182억원의 비용 및 30% 이상의 종이 사용량 절감 효과를 예상하고 있다”며 “직원들은 본연의 업무에 더욱 집중해 시민들의 행정서비스를 한층 높일 수 있을 것으로 기대한다”라고 말했다.

한국후지제록스 황인태 대표는 “이미 미국과 유럽에서는 MPS를 통해 불필요하게 낭비되는 비용을 줄이고 생산성을 높이자는 인식이 확산되고 있다”며 “서울시가 MPS를 도입해 직원들의 업무 환경을 개선하고 예산을 절감함으로써 타 공공기관들에게 모범사례가 될 것”이라고 말했다.